Nyikolaj Szmolenkov
Steuerberater
Master of Arts
Ombudsmann nach HinSchG
Konrad-Adenauer-Allee 39, 86150 Augsburg
Tel.: +49 (0)821 209 24 093
Fax: +49 (0)821 267 14 817
E-Mail:
De-Mail:
Interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz
Meine Aufgaben als Ombudsmann nach HinSchG
Ich erfülle für Sie die Funktion der internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz. Ihre Mitarbeiter erhalten den sicheren Kanal zur Meldung von Verstößen, die unter Geltungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetz fallen. Ihre Mitarbeiter können mich 24/7 per E-Mail bzw. telefonisch erreichen. Die Meldung auf postalischem Weg ist ebenfalls möglich. Falls gewünscht, richte ich zusätzlich für Sie eine Möglichkeit zur anonymen Verstoßmeldung ein. Ich bin als Steuerberater gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet und erfülle strenge berufsrechtliche Datenschutzanforderungen. Zudem stelle ich sicher, dass Ihnen bei der Einrichtung der internen Meldestelle keine Interessenskonflikte entstehen.
Gesetzliche Pflicht zur Einrichtung der internen Meldestelle:
Ab 02.07.2023 für Unternehmen ab 250 Beschäftigten. . Sanktionen in Form von Bußgeldern für die Nichteinrichtung sind für sie ab dem 1.12.2023 vorgesehen (§ 42 Abs. 2 HinSchG).
Ab 17.12.2023 für Unternehmen ab 50 Beschäftigten
Die genannten Schwellenwerte zur Einrichtung einer internen Meldestelle bemessen sich nach dem Willen des Gesetzgebers nach dem Kopfprinzip. Das bedeutet, dass bei der Berechnung etwa auch Teilzeitkräfte vollwertig mitzuzählen sind.
Hinweisgeber, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne oder eine externe Meldestelle wenden möchten (§ 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG). Die oben genannten Unternehmen, die zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet sind, sollen allerdings Anreize für eine vorrangige Nutzung interner Kanäle schaffen, indem sie klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereitstellen (§ 7 Abs. 3 HinSchG)
Bei der internen Meldestelle handelt es sich um eine Stelle, die Unternehmen oder Dienststellen mit mindestens 50 Beschäftigten bei sich einrichten müssen. Dabei kann die interne Meldestelle sowohl durch eine einzelne, beim Unternehmen beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit installiert werden. Auch können mit der Einrichtung der internen Meldestelle externe Dritte, etwa Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater, als Ombudspersonen betraut werden. Kleine Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können zur Kosteneinsparung eine gemeinsame Stelle betreiben oder einen Dritten beauftragen, eine gemeinsame Stelle für sie zu betreiben.
Verpflichtet zum Einrichten eines Hinweisgebersystems und damit einer internen Meldestelle sind nach Hinweisgeberschutzgesetz Behörden und Unternehmen ab 50 Mitarbeitern ab Dezember und Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ab Inkrafttreten des Gesetzes. Sonderregelungen gibt es für Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Datenbereitstellungsdienste, Versicherer, Börsenträger und ähnliche Institutionen, in denen Compliance-Verstöße besonders kritisch sind.
Kleinere Unternehmen bis 250 Mitarbeiter haben bis Dezember 2023 noch eine Schonfrist. Unternehmen unter 50 Mitarbeitern sind nicht verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Entsprechend haben die Mitarbeiter dann auch keinen Schutz.
Auch für Unternehmen unter 50 Mitarbeitern lohnt sich es jedoch, eine interne Meldestelle einzurichten. Denn die geschützte Verarbeitung von Whistleblower-Hinweisen steigert die Wahrscheinlichkeit, dass Missstände im Unternehmen rechtzeitig bekannt werden und den Verstößen entgegengesteuert werden kann.
Auslagerung der internen Meldestelle
Sie können die interne Meldestelle auf externe Dritte auslagern.
Wenn Sie die interne Meldestelle unternehmensintern abwickeln, besteht immer die Gefahr des Interessenkonflikts. Dies kann bei Ermittlungen des Meldestellenbeauftragten gegen seinen Lieblingskollegen vorkommen. Aber auch, wenn ein Vorgesetzter Druck ausübt, um den Namen des Hinweisgebers zu erfahren. Weiterhin ist die Arbeit des Meldestellenbeauftragten mit Zusatzaufwand verbunden.
Gerne unterstütze ich Sie als Ombudsmann dabei, Ihre gesetzliche Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle zu erfüllen.
Als Ombudspersonen werden regelmäßig Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte oder Notare gewählt, da sie sich aufgrund ihrer beruflichen Verschwiegenheit besonders anbieten. Ein vermeintlicher Nachteil sind die Kosten für ein ausgelagertes System. Eine dauerhaft erreichbare Ombudsperson verursacht auf den ersten Blick zwar laufende Kosten, ohne dass zunächst eine konkrete Leistung erbracht wird. Diese Betrachtung relativiert sich jedoch, wenn man den Kosten die Aufdeckung möglicher Verstöße entgegenhält, was für das Unternehmen und die Geschäftsleitung von besonderer Bedeutung ist. Unterbleibt nur eine Meldung, weil man dem firmeninternen System nicht traut, hätte sich die Auslagerung schon gelohnt.
In welcher Form müssen Meldungen erfolgen können?
Nach dem Gesetz muss dem Hinweisgeber eine interne Meldung auf verschiedene Weise möglich sein (sog. Multikanalzugang). Interne Meldungen müssen sowohl mündlich als auch in Textform erfolgen können (§ 16 Abs. 3 HinSchG). Zur mündlichen Meldung gehört danach der Kontakt per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung (z.B. Sprachnachricht, Videochat etc.). Zur Textform gehören insbesondere Briefe oder E-Mails. Es bietet sich sicherlich an, zu diesem Zweck eine gesonderte E-Mail-Adresse einzurichten. Wichtig ist, dass auf den Account nur der mit der Funktion als Meldestelle betraute Personenkreis Zugriff hat. Auf Bitte des Hinweisgebers ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit auch eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen. Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person kann die Zusammenkunft auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen.
Sanktionen
- 40 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 6 HinSchG sieht eine Geldbuße bis zu 20.000,00 € für Beschäftigungsgeber vor, die ihrer Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle nicht nachkommen; dies bleibt übergangsweise bis zum 30.11.2023 bußgeldrechtlich folgenlos, § 42 Abs. 2 Satz 1 HinSchG.
Der Bußgeldrahmen beträgt 50.000,00 €, wenn eine Meldung behindert wird oder Repressalien ergriffen werden.